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朝華協同管理系統辦公自動化解決方案
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一、CMS的理念:任何一個產品的出現都有一個共同的前提,那就是市場上對于某種應用產生了需求,為了滿足市場需求,許多廠商開始開發有針對性的產品。對 市場需求的滿足程度,也是一個產品在市 場上的核心競爭力所在。同樣,朝華協同管理軟件也是在市場對協同管理的強烈需求下應運而生的。   管理軟件市場大致可以分為兩個主流。一類是基于前臺管理的辦公自動化OA,一類是基于企業后臺業務數據管理的ERP。OA主要完成的是對于文檔和流程的管 理,如文件、檔案的共享和存放,一些流程的定義和流轉等。但是它不能體現企業對于具體業務的管理,也無法幫助企業對于先進的管理模式進行引入和固化。 因此它只能完成企業的日常辦公,而不能在企業的管理和業務層面上給管理者提供數據支持。ERP產品管理對象是業務層面,核心是生產資料的管理。對于用戶來 講,企業的業務都可以放在ERP里來進行管理。但ERP主要是站在業務的角度,對生產制造、供應鏈和財務方面進行管理,而無法在管理層面上進行前臺的數據整 合。   CMS的理念是“高效源于協同”。對于任何一個公司,在外部和上下游都存在著協同。公司內部文檔、項目、人力資源、資產等各種??橐泊嬖謐判?。就協 同概念而言,企業信息化建設目的不僅是管理企業內部的資源,還需要建立一個統一的平臺,將客戶、供應商、代理分銷商和其他合作伙伴也納入企業信息化管 理系統中,實行信息的高效共享和業務的一系列鏈接。朝華理解的“協同”有兩層含義:一層含義是企業內部資源的協同,有各部門之間的業務協同、不同的業 務指標和目標之間的協同以及各種資源約束的協同。如庫存、生產、銷售、財務間的協同,這些都需要一些工具來進行協調和統一;另一層含義是指企業內外資 源的協同,也即整個供應鏈的協同,如客戶的需求、供應、生產、采購、交易間的協同。隨著互聯網技術的發展,物理意義上的空間距離將不再成為任何障礙, 遠程操作被大量應用,系統的門戶日益豐富,應用范圍更為廣闊,這使得協同商務的軟件系統平臺可以采取基于架構的方式,向企業提供了相應的一套協同商務 模式,一種企業與供應商、客戶、合作伙伴之間以及企業員工之間協調工作的業務模式。企業實施協同商務軟件系統,通過門戶區隔、動態更新、遠程支持以及 全面的資源整合實現有效的企業內外資源的管理,從而達到真正意義上的知識、信息、業務上的“協同”。   二、解決方案綜述   辦公自動化的基本任務是利用先進的科學技術,使人們借助各種設備解決對一部分辦公業務的處理,達到提高生產率、工作效率和質量,方便管理和決策的 目的。然而目前許多企業的辦公自動化系統由于大量的信息孤島式的建設,彼此之間很少能夠緊密協調起來,于是出現了以下問題:   第一是企業內部的信息共享程度低,各種不同類型的文件無法轉換,造成大量重復勞動;第二是信息傳遞不流暢,員工與員工之間、主管與員工之間不能高 效地進行工作交流,實際上就是沒有相應的渠道加強員工間的溝通;第三協同工作能力差,導致工作效率低。特別是一些需要多部門協作完成的工作,由于不能 及時溝通或者協調力度不夠,導致工作不能很好地完成。   而基于朝華協同管理系統(CMS)建立的辦公自動化系統,則在統一的企業信息平臺上實現了對公文,銷售,人事,資產,客戶等方面的管理,它以消除企業 內部的各類信息孤島,實現企業各部門、各人員之間的信息共享和協同工作為目的,創建一個集成的、統一的、協調運作的協同辦公平臺以提高企業管理水平和 運營效率。   與一般的辦公自動化系統相比,朝華協同管理系統(CMS)建立的辦公自動化平臺帶來了“協同辦公自動化”的概念,它的特性包括:   1) 基于WEB的   無需購置復雜的設施既可實現系統的運作。企業可以選擇在局域網或廣域網上架構辦公平臺,對于客戶端來說,只需要一個瀏覽器便可。支持企業遠程辦公 和不間斷服務,從而改變了傳統的集中辦公室的辦公方式,擴大了辦公區域,用戶可在任何時間,在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公。   2) 基于流程的   建立一個動態的、規范的、平滑的和高效的流程體系,并通過對企業現有流程進行重新整合實現企業的規范化和高效運作。以流程帶動信息、物資和資金在 企業內部無障礙地流轉,并通過與后臺數據庫的鏈接實現相關數據的更新。   3) 基于知識的   適應知識經濟時代對企業的知識創新和積累的要求,提供知識管理所需的完整的IT工具、知識存儲庫和知識交流場所,并提供基于知識的評估體系以支持企 業對知識管理的分析和決策。   4) 基于個性化的   與企業信息門戶結合的辦公系統打開了一個通向企業資源的窗口。所有的企業資源都被整合在統一的平臺上,并個性化地展示給不同的用戶群組和個體,使 他們可以獲得與自己最相關及最感興趣的應用和信息。信息門戶意味著更高效的運作、更體貼的服務和更人性化的管理。   5) 基于動態的   強大的可定制性滿足不同企業對辦公自動化的不同需求。企業的組織結構、人員結構、業務流程等千差萬別、即使同一個企業,也會在發展過程中對各種因 素作出調整,而系統提供的是一個開放的、靈活的、強適應性的辦公自動化環境,企業無需二次開發即可以少許設置完成對系統的重定義以滿足企業的狀況。   6) 基于嚴密安全控制的   整個辦公自動化環境不僅是一個靈活的、開放的環境,同時也是一個安全的控制。系統提供多種安全機制保證數據的機密性及完整性,保障企業業務的正常 運轉。包括身份認證、角色分配、用戶操作監控、日志報告、信息安全級別設定等。并支持多重級別、多個層次的安全性定義。   7) 基于協同的   朝華協同管理系統(CMS)搭建的辦公自動化環境,其實現的協同是信息的協同和各部門/各人員之間工作的協同: 基于企業信息網狀管理體系建立,所有的 信息和應用在系統中都不是孤立,而是強相關聯的,用戶可以通過某個信息點到達與其相關的任意一個信息點或提取整張信息網,而無論信息的來源、結構和存 儲方式;實現了應用的集成化,例如人事管理、文檔管理、資產管理等都是完全結合在一起的整體,這樣用戶只需要在統一的平臺和界面中便可獲得所有的信息 及完成必要的操作,而不必在不同的平臺、數據庫和應用系統之間切換;實現了各部門/各人員之間的協同工作,跨部門、多人員、多任務的工作可以在統一規劃 、統一調度和高效共享及交流下完成。   二、主要功能   通過朝華協同管理系統(CMS)搭建的辦公自動化系統實現的功能包括知識文檔管理、人力資源管理、資產管理、會議管理、項目管理、財務預算管理、工作 流程管理、客戶關系管理等。 朝華協同OA平臺結構圖:   1) 知識文檔管理   對企業所有結構化和非結構化的信息進行統一和規范的管理。提供了全面的管理框架,對文檔進行有序和高效的組織,并允許用戶在任何時間、任何地點創 建、存儲和編輯任何類型的文檔??殺還芾淼奈牡凳糾漢賢?、規章制度、人事檔案、技術手冊、產品說明書、培訓文檔、方案書、票據、掃描的圖片等。它的 主要功能包括:   · 創建文檔資料庫,對所有結構化和非結構化文檔的管理。 · 建立和維護文檔管理架構,并可針對不同的信息門戶建立不同的文檔內容展示 · 編輯各種 形式的文檔 · 各種方式發布文檔(文檔庫、網站或信息門戶) · 建立并維護內外網站,可針對不同的信息門戶建立不同的網站 · 郵件、新聞和文檔模板設 置 · 文檔分布重定位 · 維護動態知識庫 · 多人對多人的交流 · 安全性控制 · 搜索 · 分析報告   2) 人力資源管理   與傳統的人事管理不同,由朝華協同管理系統搭建的人力資源管理通過與其他??櫚男ぷ?, 實現人力資源管理的全方位化和個性化。它的主要功能包括 :   · 企業組織機構維護 · 企業人事結構維護 · 人員級別角色維護 · 結構化人力資源數據存儲 · 時間表維護 · 考勤管理 · 薪酬福利管理 · 預算和 成本管理 · 個人工作表維護 · 在線工作查看 · 培訓管理 · 招聘管理 · 郵件集成 · 搜索 · 分析報告   3) 資產管理   對企業的資產進行有效、規范的管理。通過與工作流程的結合,完成資產申購、借用、出入庫等,跟蹤資產整個生命周期內的使用情況。它的主要功能包括 :   · 結構化資產數據 · 資產申購管理 · 資產報修管理 · 資產調撥管理 · 資產折舊管理 · 庫存管理 · 資產使用跟蹤 · 搜索 · 分析報告
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